Workio: die Geschäftsunterlagen in einer App
Veröffentlicht am 12. August 2026
Ein Angebot, das noch beim Kunden rausgeht, eine Quittung nach getaner Arbeit, eine Mahnung für eine Rechnung, die niemand bezahlt hat. Workio ist für alle gemacht, die solche Dokumente unterwegs schreiben, zwischen zwei Aufträgen, und dafür nicht extra den Rechner aufklappen wollen. Erhältlich bei Google Play, funktioniert offline, die Daten bleiben auf dem Gerät.
Dreizehn Dokumenttypen, ein Ablauf
Angebote, Proformarechnungen, Rechnungen als PDF, Gutschriften, Quittungen, Zahlungserinnerungen, Verträge, Lieferscheine, Bestellungen, Preislisten, Spesenabrechnungen, Kontoauszüge und Einsatzberichte: dreizehn echte Vorlagen statt eines Allzweckformulars, das man jedes Mal zurechtbiegt. Ist das Angebot angenommen, wird daraus mit einem Tippen eine Proforma und dann eine Rechnung — ohne etwas neu zu tippen. Dazu Zuschläge und Quellensteuerzeilen, Rabatte je Position und bei Einsatzberichten die automatische Stundensumme über mehrere Einsätze. Über hundert PDF-Vorlagen stehen zur Wahl.
Bezahlt werden — und den Überblick behalten
Jede Zahlung wird am Dokument erfasst, auch eine Teilzahlung: bezahlter Betrag und Status aktualisieren sich von selbst. Der Startbildschirm zeigt Eingegangen, Offen und Überfällig, dazu den Umsatzverlauf der letzten sechs Monate. An das PDF lässt sich ein Zahlungslink hängen — Stripe, Revolut, SumUp, Mollie —, der im Dokument als QR-Code erscheint, damit der Kunde mit einem Tippen zahlt. Unterschrieben wird direkt auf dem Display, die Unterschrift bleibt im Dokument; mit Pro teilen Sie es zusätzlich als Link und sehen, wann es geöffnet und unterschrieben wurde.
Die Daten bleiben auf dem Gerät
Kunden, Dokumente und Preislisten liegen ausschließlich auf dem Telefon. Die App arbeitet vollständig offline, für die Kernfunktionen ist kein Konto nötig. Sie lässt sich per Fingerabdruck oder PIN sperren, legt automatisch verschlüsselte Backups an, die sich jederzeit zurückspielen lassen, und exportiert alles als CSV. Drumherum steht, was Zeit spart: ein wiederverwendbarer Katalog aus Produkten und Leistungen, Farbetiketten, globale Suche und wiederkehrende Dokumente, die sich selbst als Entwurf anlegen. Die Währung wird je Dokument gesetzt, die Steuerbezeichnungen passen sich dem Land an (USt-IdNr, VAT number, EIN) und die Bankdaten decken auch Konten außerhalb des SEPA-Raums ab. Die Oberfläche gibt es in 18 Sprachen.
Was es kostet — und was es nicht tut
Workio ist dauerhaft kostenlos mit fünf Dokumenten im Monat, drei Vorlagen und lokalem PDF-Versand. Workio Pro kostet 11,99 € im Jahr mit sieben Tagen Testphase und hebt die Grenzen auf: unbegrenzte Dokumente, alle Vorlagen, Business-Auswertungen, Cloud-Links mit Online-Unterschrift, verschlüsseltes Cloud-Backup, mehrere Marken und kein Wasserzeichen. Eines sagen wir lieber gleich: Workio erstellt nicht-steuerliche Geschäftsdokumente als PDF. Es erzeugt keine elektronischen Rechnungen für die Finanzverwaltung und ersetzt weder Steuerberatung noch E-Invoicing-Plattform — es steht neben diesem Ablauf, nicht an seiner Stelle.
Die App in Bildern
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Kostenlos bei Google Play, in 18 Sprachen.